Fachkräftemangel in Kitas: Warum trotz mehr Beschäftigten Personal fehlt

In vielen Kitas zeigt sich Personalmangel nicht erst dann, wenn eine Stelle über Monate unbesetzt bleibt. Er wird im Alltag spürbar, wenn Ausfälle nur schwer aufgefangen werden können, vertraute Fachkräfte fehlen oder für pädagogische Arbeit weniger Zeit bleibt als eigentlich nötig wäre.

Dabei wirkt die Entwicklung auf den ersten Blick widersprüchlich. Noch nie haben so viele Menschen in der Kinderbetreuung und Erziehung gearbeitet wie heute.

Am 1. März 2025 waren rund 796.000 Menschen in Einrichtungen der Kindertagesbetreuung tätig, als pädagogisches Personal oder mit Leitungs- und Verwaltungsaufgaben. Zehn Jahre zuvor waren es 555.000. Das ist ein Zuwachs von 43 Prozent. Trotzdem zählt der Erzieherberuf weiterhin zu den Engpassberufen.

Fachkräftemangel bedeutet deshalb nicht einfach, dass immer weniger Menschen mit Kindern arbeiten. Die Situation ist komplizierter.

Mehr Beschäftigte und trotzdem zu wenig Fachkräfte

Ein wachsendes Arbeitsfeld braucht nicht nur zusätzliches Personal. Es braucht Menschen mit den Qualifikationen, die für bestimmte Aufgaben und Funktionen vorgeschrieben oder fachlich notwendig sind.

Genau hier liegt ein wesentlicher Teil des Problems.

Im Jahr 2025 lag die Arbeitslosenquote im Bereich Kinderbetreuung und Erziehung bei nur rund zwei Prozent. Gleichzeitig waren bei der Bundesagentur für Arbeit noch gut 11.000 Stellen gemeldet. Da längst nicht jede offene Stelle bei der Arbeitsagentur erscheint, bilden diese Zahlen den tatsächlichen Bedarf ohnehin nur teilweise ab. Die Engpassanalyse der Bundesagentur führt den Erzieherberuf weiterhin als Engpassberuf.

Ein großer Arbeitsmarkt mit steigenden Beschäftigtenzahlen kann also gleichzeitig unter Fachkräftemangel leiden.

Dazu kommt, dass sich nicht nur die Zahl der Beschäftigten verändert hat. Auch der Umfang der Kindertagesbetreuung ist über viele Jahre gewachsen. Mehr Kinder besuchen Einrichtungen, Betreuungszeiten haben sich verändert und die Anforderungen an frühkindliche Bildung, Inklusion, Sprachförderung, Kinderschutz und Zusammenarbeit mit Familien sind hoch.

Personalbedarf entsteht deshalb nicht ausschließlich dadurch, dass jemand eine Einrichtung verlässt. Er entsteht auch dort, wo das System insgesamt mehr leisten soll.

Personal ist nicht automatisch Fachpersonal

Für die Qualität einer Kita ist nicht allein entscheidend, wie viele Erwachsene anwesend sind. Ebenso wichtig ist, welche fachlichen Qualifikationen im Team vorhanden sind.

Die Bertelsmann Stiftung untersucht dafür unter anderem die sogenannte Fachkraftquote. Sie beschreibt den Anteil der pädagogisch Tätigen mit einschlägigem Fachschulabschluss oder einer höheren einschlägigen Qualifikation.

Die Unterschiede zwischen den Bundesländern sind erheblich. Für 2024 lag die durchschnittliche Fachkraftquote bundesweit bei rund 72 Prozent. Zwischen den Ländern reicht die Spannweite von über 90 Prozent in einigen ostdeutschen Ländern bis zu deutlich niedrigeren Werten in anderen Regionen. In Bayern lag sie beispielsweise bei 54,5 Prozent.

Diese Zahlen zeigen etwas, das in der Diskussion um den Personalmangel leicht verloren geht. Eine Einrichtung kann zusätzliche Beschäftigte gewinnen und trotzdem Schwierigkeiten haben, genügend einschlägig qualifizierte Fachkräfte für alle notwendigen Aufgaben einzusetzen.

Deshalb sind die Begriffe Personalnot und Fachkräftemangel nicht vollständig austauschbar.

Warum der Bedarf nicht einfach verschwindet

Der Fachkräftemangel in der Kindertagesbetreuung hat nicht eine einzige Ursache.

Ein Teil hängt mit dem Ausbau des Systems zusammen. In den vergangenen Jahren sind deutlich mehr Menschen in die Kinderbetreuung eingestiegen, gleichzeitig ist aber auch der Bedarf gewachsen.

Hinzu kommt der Generationswechsel. Beschäftigte scheiden altersbedingt aus, während neue Fachkräfte zunächst ausgebildet werden müssen. Fachschulische und akademische Ausbildungswege benötigen Zeit und können auf kurzfristige Engpässe nur begrenzt reagieren.

Auch Teilzeitarbeit spielt eine Rolle. In der Kinderbetreuung und Erziehung ist der Anteil der Teilzeitbeschäftigten vergleichsweise hoch. Eine steigende Zahl von Beschäftigten bedeutet deshalb nicht automatisch einen entsprechenden Anstieg des tatsächlich verfügbaren Stundenvolumens.

Gleichzeitig konkurrieren unterschiedliche Arbeitsfelder um pädagogisch qualifizierte Menschen. Erzieherinnen und Erzieher arbeiten nicht nur in Kitas. Auch Schulen, Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe, Wohnformen und andere soziale Arbeitsfelder benötigen Personal.

Ab dem Schuljahr 2026/27 kommt außerdem schrittweise der bundesweite Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung für Kinder im Grundschulalter hinzu. Der Anspruch beginnt mit der ersten Klassenstufe und wird anschließend Jahr für Jahr ausgeweitet. Dadurch wächst auch außerhalb der klassischen Kita der Bedarf an pädagogischem Personal weiter.

Eine einzelne Maßnahme wird dieses Problem deshalb nicht lösen.

Gute Fachkräfte zu gewinnen reicht nicht, man muss sie auch halten

Bei Fachkräftemangel wird häufig zuerst über Ausbildung und Neueinstellungen gesprochen. Mindestens ebenso wichtig ist die Frage, wie vorhandene Beschäftigte im Arbeitsfeld gehalten werden können.

Wer dauerhaft unter hoher Belastung arbeitet, häufig zusätzliche Aufgaben übernehmen muss oder kaum Zeit für pädagogische Vorbereitung und Austausch findet, bleibt dem Beruf nicht zwangsläufig langfristig erhalten.

Personalbindung hängt deshalb auch von Arbeitsbedingungen ab. Verlässliche Dienstplanung, gute Führung, Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung, funktionierende Teams und realistische Aufgabenverteilung können einen Unterschied machen.

Auch eine freiwillige Aufstockung von Arbeitszeiten kann zusätzliche Kapazitäten schaffen, wenn Beschäftigte grundsätzlich mehr arbeiten möchten und die Rahmenbedingungen dafür stimmen.

Das klingt weniger spektakulär als die Suche nach Tausenden neuen Fachkräften. Für Einrichtungen kann es aber unmittelbar wirksam sein.

Ausbildung bleibt der wichtigste langfristige Weg

Neue Fachkräfte entstehen nicht durch eine kurzfristige Qualifizierung allein.

Staatlich anerkannte Erzieherinnen und Erzieher, Kindheitspädagoginnen, Sozialpädagoginnen und andere einschlägig qualifizierte Fachkräfte bleiben die Grundlage des Systems.

Deshalb gehören attraktive Ausbildungswege, ausreichend Ausbildungsplätze und gute Bedingungen während der Ausbildung zu jeder langfristigen Strategie gegen den Fachkräftemangel.

Gleichzeitig wäre es unrealistisch, ausschließlich auf diese Wege zu setzen. Selbst wenn heute deutlich mehr Menschen eine pädagogische Ausbildung beginnen, stehen sie dem Arbeitsmarkt nicht sofort vollständig zur Verfügung.

Deshalb haben viele Bundesländer zusätzliche Zugangswege geschaffen.

Quereinstieg kann Teams ergänzen, aber nicht jede Lücke schließen

Menschen aus anderen Berufen können pädagogische Teams bereichern. Sie bringen berufliche Erfahrung, andere Fachperspektiven und Kompetenzen mit, die auch für den Kita-Alltag wertvoll sein können.

Damit daraus ein verantwortbarer Personaleinsatz wird, reicht ein allgemeines Interesse an der Arbeit mit Kindern allerdings nicht aus.

Welche Qualifikation erforderlich ist und auf welche Stunden eine Person eingesetzt werden darf, richtet sich nach den jeweiligen landesrechtlichen Vorgaben.

In Nordrhein-Westfalen regelt die Personalverordnung unterschiedliche Zugangswege sehr konkret. Dabei spielt auch die 160-Stunden-Qualifizierung eine Rolle. Sie ist aber keine allgemeine Eintrittskarte für jede Person, die künftig in einer Kita arbeiten möchte.

Je nach Vorbildung gelten unterschiedliche Möglichkeiten.

Menschen mit bestimmten abgeschlossenen Ausbildungen oder Studiengängen können nach einer 160-Stunden-Qualifizierung auf Fachkraftstunden eingesetzt werden. Dazu gehören beispielsweise Personen aus Logopädie, Ergotherapie, Physiotherapie, Psychologie, Bildungswissenschaften sowie verschiedenen pädagogischen Fachrichtungen.

Für Absolventinnen und Absolventen eines Grundschullehramts eröffnet die Personalverordnung unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls einen Weg. Mit der vorgeschriebenen 160-Stunden-Qualifizierung können sie als sozialpädagogische Fachkräfte eingesetzt werden.

Bei berufserfahrenen Ergänzungskräften wie Kinderpflegerinnen und Kinderpflegern greift wiederum eine andere Regelung. Nach mindestens drei Jahren Berufserfahrung in einer Kita kann eine 160-Stunden-Fortbildung den Einsatz auf Fachkraftstunden in bestimmten Gruppenformen ermöglichen. Sie werden dadurch allerdings nicht automatisch zu sozialpädagogischen Fachkräften im Sinne der Personalverordnung.

Der Begriff Quereinstieg fasst deshalb sehr unterschiedliche Wege zusammen.

Qualifizierung schafft Handlungssicherheit, nicht nur eine formale Einsatzmöglichkeit

Wenn Menschen aus anderen Berufen in eine Kita wechseln, bringen sie häufig bereits viel Berufserfahrung mit. Was ihnen fehlt, ist nicht zwangsläufig Erfahrung mit Menschen oder Verantwortung.

Neu ist vielmehr das konkrete pädagogische Arbeitsfeld.

Kindliche Entwicklung, Bindung, Kommunikation mit Kindern, Beobachtung, Bildungsarbeit, Inklusion, Zusammenarbeit mit Eltern und Kinderschutz gehören zu einem professionellen Kita-Alltag. Wer neu in dieses Feld einsteigt, braucht dafür ein solides Fundament.

Eine gute Qualifizierung sollte deshalb nicht nur darauf vorbereiten, eine formale Voraussetzung zu erfüllen. Sie muss helfen, Situationen im Alltag fachlich einzuordnen und die eigene Rolle zu verstehen.

Gerade beim Quereinstieg entscheidet sich daran, ob zusätzliches Personal tatsächlich zu einer Entlastung für das Team werden kann.

Auch während der Qualifizierung kann ein Einsatz möglich sein

Die nordrhein-westfälische Personalverordnung sieht für verschiedene Zugangswege vor, dass Personen unter bestimmten Voraussetzungen bereits vor Abschluss ihrer 160-Stunden-Qualifizierung oder Fortbildung auf dem entsprechenden Personalwert berücksichtigt werden können.

In der Regel muss die Maßnahme spätestens sechs Monate nach Tätigkeitsbeginn begonnen und innerhalb von 24 Monaten abgeschlossen werden. Im Einzelfall kann das Landesjugendamt eine Verlängerung zulassen. Für bestimmte Personengruppen gelten allerdings abweichende Regelungen.

Für Träger kann das interessant sein, weil Qualifizierung und beruflicher Einstieg dadurch teilweise miteinander verbunden werden können.

Für Teilnehmende bedeutet es gleichzeitig, dass Theorie und pädagogischer Alltag nicht vollständig voneinander getrennt bleiben.

Ob ein konkreter Einsatz möglich ist, sollte trotzdem immer anhand der jeweiligen Vorbildung und der einschlägigen Regelung geprüft werden.

Quereinstieg ist ein Baustein, kein Ersatz für Fachkräfte

Die Öffnung zusätzlicher Zugangswege wird teilweise kritisch diskutiert. Dahinter steht die berechtigte Sorge, dass Fachkräftemangel nicht dazu führen darf, fachliche Standards immer weiter abzusenken.

Quereinstieg funktioniert deshalb nur dann sinnvoll, wenn beides zusammenkommt. Menschen mit passenden Voraussetzungen erhalten Zugang zum Arbeitsfeld und gleichzeitig bleibt klar, welche Qualifikationen für welche Aufgaben erforderlich sind.

Eine 160-Stunden-Qualifizierung ersetzt keine mehrjährige Erzieherausbildung und sollte auch nicht so dargestellt werden.

Sie erfüllt eine andere Funktion.

Sie kann Menschen, die bereits eine geeignete berufliche oder akademische Qualifikation mitbringen, pädagogisch auf ein neues Arbeitsfeld vorbereiten und ihnen entsprechend der gesetzlichen Regelungen zusätzliche Einsatzmöglichkeiten eröffnen.

Damit kann Quereinstieg einen Beitrag zur Personalgewinnung leisten, ohne dass daraus die Behauptung werden muss, er löse den Fachkräftemangel.

Wie sich die Situation weiterentwickelt, lässt sich nicht auf eine Zahl reduzieren

Zahlen zum künftigen Fachkräftebedarf werden häufig sehr groß und sehr eindeutig dargestellt.

Dabei hängt das Ergebnis solcher Berechnungen stark davon ab, welche Annahmen zugrunde gelegt werden. Wie viele Betreuungsplätze sollen entstehen? Welche Personalschlüssel werden angestrebt? Wie entwickelt sich die Zahl der Kinder? Wie viele Menschen beginnen eine Ausbildung, verlassen das Arbeitsfeld oder verändern ihre Arbeitszeit?

Je nachdem, welche Bedingungen angenommen werden, entstehen sehr unterschiedliche Szenarien.

Deshalb ist es sinnvoller, solche Berechnungen als Orientierung zu lesen und nicht als sichere Vorhersage.

Dass das Arbeitsfeld weiterhin Personal benötigt, ist dagegen gut belegt. Die niedrige Arbeitslosigkeit, die Zahl offener Stellen und die Einstufung des Erzieherberufs als Engpassberuf zeigen, dass qualifizierte Beschäftigte weiterhin stark gefragt sind.

Der Fachkräftemangel braucht mehrere Antworten

Mehr Ausbildungsplätze allein werden kurzfristige Personalengpässe nicht beseitigen. Quereinstieg allein ebenfalls nicht.

Kitas brauchen gut ausgebildete neue Fachkräfte, Beschäftigte, die langfristig im Beruf bleiben möchten, Möglichkeiten zur Weiterqualifizierung und zusätzliche Zugänge für Menschen, die bereits passende Kompetenzen aus anderen Berufen mitbringen.

Für Nordrhein-Westfalen gehören die erweiterten Einsatzmöglichkeiten der Personalverordnung inzwischen zu diesem System.

Wer sich für einen Wechsel in die Kita interessiert, sollte deshalb nicht zuerst fragen, ob grundsätzlich ein Quereinstieg möglich ist. Entscheidend ist die eigene Vorbildung. Von ihr hängt ab, welcher Weg tatsächlich offensteht und welche Qualifizierung dafür benötigt wird.

Fundiertes Wissen über diese Zugangswege kann für Träger ebenso wichtig sein wie für Menschen, die beruflich neu in die frühkindliche Bildung einsteigen. Die 160-Stunden-Qualifizierung ist dabei für bestimmte Berufsgruppen ein konkreter Baustein. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.